由于开关成套产品生产所用的采购类物料的品种很多，采购部门很难保证在同一时间使所有要使用的物料都到货，往往在开始发料后才发现某些物料还没有采购回来，甚至还没有编制采购合同，造成生产过程中的停工待料现象非常普遍。为了解决这类问题，提出来缺料报警的概念，进而形成缺料报警的管理方法。
对于采购类物料，我们称之为“缺料”，对于本厂自制类零部件，我们称之为“缺件”，为了描述的方便，我们统称为“缺料”。缺料报警的业务流程如下：
1、物料计划员提前下达限额发料计划。计划部门的物料计划员提前下达限额发料计划。根据标杆企业的工作经验，成套产品在开始总装的前5-7天由物料计划员下达限额发料计划给仓库账管员。
仓库账管员根据限额发料计划进行总装前的物料准备，看那些物料还没有采购到货，不到货者进行报警。
2、仓库账管员根据物料计划员的限额发料计划，做三次缺料报警：
(1)预备警。成品开始总装(或大部件开始生产)的前5天，由仓库账管员对总装的大件物料做缺料报警，报给采购员，提醒采购员这些大件物料还没有到货。采购员对这样的报警只起提醒作用，可以对报警不做回答。这样的报警，我们称之为5日报警，或者叫预备警。
大件物料定义为价格高、采购周期长的物料。
(2)正式警。开始总装的前3天，由仓库账管员对产品总装(或大部件生产)的所有物料做缺料报警，报给采购员。采购员要对所有的未到物料必须做出答复，回答未到原因、预计什么时间到、是否拖期、如果拖期的话预计拖期几天等。采购员的缺料答复报给物料计划员和主生产计划员。
这样的报警，我们称之为3日报警，也叫正式警。
(1)决策警。产品开始总装(或大部件开始生产)的前1天，由仓库账管员对总装的所有物料做缺料报警，报给物料计划员，不报给采购员。这样的报警，我们称之为1日报警，也叫决策警。
即使合同没有缺料的物料，也要做1日报警，通知物料计划员“物料配套齐套”。
3、物料计划员根据决策警的物料齐套情况，决策是否可以进行物料配送。主物料计划员根据1日报警做出是否下达限额配送指令的决策。主生产计划员根据1日报警的物料配套率，决策是否开始总装，若可以总装，向仓库下达限额配送指令，若缺料过多或前道工序就缺料，只能调整生产计划，不能下达配送指令。
