山东电力设备厂ERP项目总结
2008年6月,山东电力电力设备厂ERP一期、二期工程通过了整个项目的验收。以下是验收会上企业做的ERP实施情况总结报告,希望该文对大家有所帮助,共同提高ERP的应用水平。在此感谢山东电力设备厂为企业信息化所做的贡献! 我厂ERP项目实施分为两个阶段,从2007年3月5日正式实施到现在已近15个月,下面是项目实施情况的总结报告。汇报共分为三个方面,分别是实施情况及效果描述、项目实施中存在的主要问题、下一步工作打算及措施。 一、项目实施情况及取得的效果 (一)项目实施达到的阶段性目标 ERP项目第一阶段从2007年3月到10月份,阶段性目标主要是构建物料编码体系、基础数据准备和导入、拉通计划管理主线、实现生产物料限额配送;第二阶段从2007年10月到2008年的6月份,阶段性目标是建立完善的ERP与PDM接口、实现按合同进行实际成本归集与分析、开展零部件过程检验、建立综合查询体系。目前,两个阶段涉及到的主要功能已基本实现。ERP程序主线模块涉及市场、设计、工艺、生产(车间)、物资、质量、财务、人事等各个主要专业领域。 (二)ERP系统实施主要效果描述 1、物料编码实现标准化,仓储管理逐步规范。在ERP推进过程中, 对物料进行了科学分类,编制了9大类物料编码规则,涵盖生产、劳保、办公用品等所有物料,物料标准化管理水平得到进一步的提升,体现了“三化”的要求。物资仓储管理得到进一步提高,货物摆放整齐有序,基本上做到一物一码,并实施统一的挂卡,通过每月盘点和抽查,帐卡物一致率达到98%。 2、实现了对销售合同的全流程管理,形成了较为完整的产品档案。通过ERP实现了对合同周期的管理,将销售报价、签订订单、下达生产任务、采购、生产过程控制、产成品入库、发货、开票、回款、销售费用、售后服务各环节组成一体。使用者通过一到两个界面就可以查询到某个项目以上各环节的状态,充分实现了信息共享,提高了工作效率。 3、使用应收帐龄分析程序,提高销售回款预测能力。ERP建立了以销售收款协议为主的销售应收帐款管理制度,对长期欠款合同进行跟踪,系统能够准确的按照合同收款协议和分配到合同的回款,实时得到某个时间段的销售应收帐款明细,用以指导经营制定回款指标和进行实时调度。目前已在经营企管部全面应用,取得较好效果。 4、在物料采购上,实现了对物资供应商、采购协议、进货质量等方面的全面管理。建立了从采购计划下达,到建立采购合同、采购送检、进货检验、入库、采购发票处理、采购付款和预付款的管理体系,开展了赊销度管理,特别是在付款预算管理上,实现了各级领导在系统里逐级审核,同时可以很方便的查询付款进度及计划内计划外的付款情况,提高了可控性,提高了采购管理的工作效率和可追溯性。 5、建立了通用物料库存上下限制度,减少积压,保持合理库存。根据实际情况将每台产品都用到的物料设置为通用物料,考虑进货周期和每月产量设定合适的上下限,始终保持合理的库存。既减少了通用件的采购频率又不影响生产,同时批量采购对降低采购价格也大有好处。该制度实施以来,通过不断修订,使库存上下限与实际用量的符合率提高到了85%。通过ERP管理,积压6个月以上的物料由去年底的740万元降低到当前的498万元,降低幅度32%,这部分物料有在消化原积压的基础上新增加的,下一步将由经营部门制定奖罚措施,督促设计工艺部门消化。 6、生产计划是ERP的核心。实施过程中一直灌输计划中心的思想,现在ERP系统完成了合同控制点计划、采购计划和限额领料计划,对采购完成时间和领料时间作出具体限定,体现了计划的刚性和重要性。 7、质量管理全面展开。ERP系统实现了物料进货检验,生产过程工序检验,成品入库检验,并由系统打印检验单,取代了原手写单据,提高了准确性,基本上涵盖了质检的各个方面。供应商也有了供货质量评价记录,为供应商的筛选提供基础数据。同时增加了计量器具台帐及校验管理。 8、实现了物料的限额配送,物流更加顺畅。杜绝了以前提前打领料的情况,现在80%的生产类物料从过去的车间领料改为仓库配送到车间,提高了出库的准确性和及时性,降低了物资误工次数,责任也更加明确。根据生产部提供的误工统计显示,物资误工次数在逐月降低。 9、车间管理基本框架搭建完毕,生产计划和过程检验管理全面使用。对生产管理,体现了计划性,制定了每月输入各项目大部件工序完成时间的生产计划大纲,即月度生产计划,要求各车间实时填写进度和反馈意见,生产部可总体掌握某个项目车间生产进度,发挥了信息共享优势。各车间根据工艺下达的工艺路线表做本车间工序过程送检单,通过质控部质检员的检验单确认及下道工序车间接收等系列操作,保证了在ERP上完成一个零件的全部转序过程。 10、实现成本归集与分析。实际成本核算符合我厂二级核算的要求,经过2008年4-6月份的实际操作,财务部和各车间统计员已用ERP来做每月的成本核算,财务每月归集直接材料,输入制造费用,各车间输入本月项目工时,按工时对制造费用进行分摊,并标注完工项目转出成本,这一系列的操作能够准确快速进行,缩短了上报报表的时间,工作效率提高50%。 同时实现了当月成本核算情况、已完工项目和未完工项目的查询功能。可按项目查询所有实际成本,按项目查询每月各环节的资金占用情况,包括在制品、已入库未发货、已发货未开票等环节。还可以通过实际材料的领用和工艺定额的比较来进行实际与定额成本分析。这些程序已在经营部门得以应用。 目前已实现工艺材料定额与设计定额的对比管理,仓库先按工艺给出的材料定额实施配送,车间可记录材料的实际使用情况,将余料对应到施工单上进行退库,作用有三:一是可以冲减该项目成本,二是可作为考核工艺在材料定额上准确性,三是重复使用,提高材料利用率。 11、固定资产管理系统得以完善。建立了固定资产台帐,每月财务部在系统中进行固资折旧以及结转,可快速有效的查询固资价值以及每月折旧成本。设备维修制定月度维修计划,每次维修填写维修记录,使整个固定资产管理全面在系统里运行。 12、建立了人事管理档案。系统记录了个人的详细信息,均附有照片,可实现人员结构分析,建立了员工培训档案,方便各级人员查询;实现了人员调动及变动记录查询等功能。 13、规范了办公用品和车间消耗材料的领用。组织经营、财务、生产、工艺等部门限定了办公用品和生产辅助消耗材料的范围,根据实际需求开发了办公用品审批程序,各部门通过ERP提出本部门需求计划,财务部总体把关,根据预算进行审批;车间辅助消耗由生产部总体把关,对超过预算的不予批准,消耗材料领用得到较好控制。 14、建立了综合查询模块,各类统计报表得以完善。在综合查询模块中,实现了产量、订单、发货、回款、销售收入、工业总产值等综合经营指标的统计,经营管理人员可通过系统查询各项年度经营指标综合统计表;实现了销售(财务)应收帐款、采购(财务)应付帐款的统计和分析功能;生产及市场管理可查产品入库情况以及合同履约情况等。打开ERP,管理人员及相关领导就可以很方便的查询到以上指标的实时统计数据,同时也可以从数据中发现问题,及时提出解决措施并组织实施。目前已在经营管理部门全面应用。 (三)项目推进工作情况 1、强化组织领导和工作考核,采取例会制度。项目实施伊始,加强了组织领导,成立了信息化核心工作小组,配备了各专业领域的骨干人员作为工作小组成员,以便于ERP项目的推进。实施过程中还得到了各级领导的大力支持。制定了详细的实施计划和奖惩考核办法。在实施过程中坚持了每周五的ERP周例会制度,ERP推进核心工作小组成员及相关业务部门主管参加,会上协调解决实施过程中出现的问题,发布新流程,布置任务,充分调动大家的积极性,会后及时形成会议纪要,并由信息办负责督促落实。据统计,ERP实施以来共召开信息化工作小组周例会62次,下发周计划64个,形成会议纪要55次;下发考核(奖励)意见5份,奖励24人次,处罚20人次,对不按流程操作的人员和部门起到了震慑作用。另外还有厂长对ERP实施工作人员的特别嘉奖。 2、与使用部门建立了良好的沟通方式和渠道。ERP项目实施过程中共收到ERP问题反馈单130个,各部门所反映问题基本上得到了及时而有效的处理,其中物资公司和生产计划部反映问题最多,这些问题的提出,为及时消除程序缺陷、优化流程和保证系统稳定运行提供了很大帮助。问题中另涉及第三方的还未得到解决,如ERP与远方财务软件的接口问题,已与远方公司进行了两次交流,还未达成最终的一致意见,这将在后期的质保期中得以解决。 3、固化业务流程。建立管理制度20个,另外根据设计任务书的要求,为固化业务流程和实际工作规范化的需要,核心工作小组另外组织各类研讨会16次,固化业务流程10个,如“按图外购件流程”、“零件自制或外购互转问题的流程”、“生产过程检验流程”、“车间废料退库处理流程”、“成本归集程序”等。 4、系统数据逐日增加,反映出业务部门的应用程度。截止到2008年5月底,整理输入销售合同606个,发布采购计划9729条,物料入出库合计38000余条,生成采购合同6014条,编制采购付款单1763个。ERP注册用户180个,管理员根据人员的不同层次设定了不同权限,ERP在各个部门得到不同程度的应用。 5、软件与硬件结合,为系统稳定运行提供保障。在实施过程中,为保证ERP系统正常运行,厂里为关键岗位更新配备计算机30台套,单据打印机10台,配置了专用ERP服务器。数据备份及恢复系统已作前期调研,正在实施。 6、合作伙伴的选择为项目成功实施提供支持。合作伙伴启源软件公司在高压开关及变压器行业具有较好的实施成功经验,所以从项目需求调研到编制设计任务书,从软件开发到系统上线使用维护方面,都很符合我厂的实际。实施工程师也是尽职尽责,推进的关键时刻总是身在现场。据统计,启源公司工程师从项目实施以来在我厂服务260多天,合计450多人次,为我厂ERP系统成功上线作出了很大贡献。 二、存在的主要问题 (一)工时未充分利用起来。目前ERP程序已实现零部件工时的统计,这得宜于与CAPP建立的接口,工艺人员在CAPP中输入每个零部件的合理工时,传递到ERP,作为劳动工时的参考,但目前未得以充分利用,下一步推进过程中逐步完善。 (二)产前成本预算(基础报价清单)与产品实际成本未建立关联,统计分析程序不完善,距离成本控制目标要求还有差距。 (三)市场管理提升方面的问题。市场信息库未建立,特别是对工程项目进行跟踪的记录。包括投标前要及时准确掌握竞争对手情况,投标后分析中标或不中标的原因。月度销售费用已进入ERP,但还存在仅有记录未有分析,缺少销售费用预算管理功能。 (四)财务模块与远方财务软件接口未建立。目前财务各功能程序由财务人员手动输入,流程基本完善,缺少与财务软件的接口,此工作有助于减轻财务工作人员的工作量。 (五)个别人员还存在不按既定的流程和要求工作的情况,今后将加大培训力度,特别是对新上岗人员进行使用培训,避免出现未经培训操作ERP的现象,保证输入数据规范;同时逐步完善考核办法,加大考核力度,保证ERP系统数据时效性。 三、下一步工作打算及措施 针对以上列举的问题,信息化核心工作小组也制定了详细的整改计划,包括任务要求、达到效果、完成时间等。接下来ERP推进的主要任务及措施是: (一)按照制定的详细的整改措施逐条进行整改,巩固ERP一、二期实施的成果。 (二)细化各岗位职责流程,修订完善使用说明书。 (三)进一步优化各相关业务流程,与质量体系结合,固化管理流程。 (四)在吸取前期推进工作经验与教训的基础上,不断改善工作方式方法,使得以后的推进更有效,效果更好。 (五)在充分调研的基础上,开发新的功能模块,适时与软件开发公司签订后续开发维护协议。因为实施ERP,是没有终止的,只有不断完善原流程原程序和根据我们的需求深入开发新功能新模块,才能充分发挥信息化在企业经营中的优势与作用。 (六)ERP的实施,不仅仅是技术项目,更是一项系统工程,也不是一个部门一个人的事情,它需要各职能管理部门通力合作,共同研究,共同推进,因此今后我们仍要坚持好ERP例会制度,通过例会讨论问题、达成共识、布置任务,信息办公室也要充分发挥在ERP推进上的协调职能,加强组织协调力度,逐步完善ERP程序,让ERP系统更加方便使用。只有这样,才能将ERP系统逐步深入生产经营的各个环节,为企业发展发挥应有的作用。 信息办公室 2008年6月25日 |