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销售合同交货期确认与变更的管理办法

作者:admin 发布时间:2023-03-22 点击数:

合同交货期是否准确,直接影响着企业的生产和流动资金的安全,交货期不准造成的后果就是公司按照合同上约定的交货期把产品生产出来了,面临着客户不提货的情况(主要原因是甲方不具备安装或调试条件),形成成品积压,企业无法回笼货款,流动资金紧张。

对合同交货期的再确认是目前输变电设备制造业普遍采用的方法,通过合同交货期的再确认,明确哪些合同可以立即投料生产,哪些合同不具备投料条件,通过变更交货期把生产计划向后排。

ERP坚守的原则是:合同交货期不确认,物料需求计划不能做,当然也不能进行物料采购和零部件生产。 

一、投料前合同交货期再确认

销售合同上签订的交货期,往往是销售员在甲方的压力下同意的交货期,这个交货期在生产上最多只能是“参考交货期”。投料前(ERP下达采购计划前)必须要求销售员同甲方重新确认合同的交货期。交货期再确认的方法如下:

1、销售员在正式投料前,对甲方现场情况进行研判(销售员最好亲临现场,即使到不了现场,也要通过电话等手段获得现场信息),包括:土建是否完成、有无进入现场的运输道路、甲方是否已经做了付款计划等等。一般都有一个现场条件确认表,按照企业的规定逐项落实。

2、根据对客户现场情况的研判,得出按合同交货期准时交货还是延后交货。若是严格按合同交货期准时交货,销售员给出合同交货期确认单,无需做交货期变更单。若是根据现场情况,确认不可能准时交货,采用如下方式处理交货期变更:

(1)让甲方用往来公文函件方式向公司提出合同交货期变更函,销售员根据甲方的合同交货期变更函向公司提交合同交货期变更申请;

(2)若甲方明知不具备交货条件,但又不愿因对交货期进行变更,销售员要倒逼甲方做出付款承诺。并要求甲方在合同交货期确认表上签字盖章。这种情况下,合同交货期不做变更,仍按照原合同交货期执行。

(3)若甲方默许合同交货期可以延后,但不愿意主动对交货期提出变更,销售员要求甲方在合同交货期确认表上签字,销售员根据合同交货期确认表向公司提交合同交货期变更申请。

3、若销售员不愿意做合同交货期确认,也请销售员在合同确认书上签字,走合同交货期确认审批流程

4、合同交货期已经提请变更的合同,不再走合同交货期确认审批流程。

二、合同交货期变更的处理流程

合同交货期变更有两种原因:

(1)甲方提出修改合同交货期。要求有签字盖章的公函(传真件)或电子邮件。

(2)乙方销售员对甲方现场核实后,确认合同交货需向后延期(可能的情况是甲方默许但不愿意出正式的交货期变更单)。根据销售员的交货期确认单变更合同的交货期。

    合同交货期变更的处理流程如下:

1、销售员(或销售员委托合同管理员)提交合同交货期变更申请,发起后走审批流程。填写合同交货期变更申请单时,请注意如下事项:

(1)合同交货期变更原因用属性字典表述(便于今后统计):

①甲方提出变更;

②根据合同交货期确认书变更。

(2)若是甲方提出交货期变更,要把甲方的变更公函等证明材料以附件方式上传系统,作为审批的依据。

(3)若是根据合同交货期确认书变更交货期,合同交货期变更书作为附件上传系统,作为审批的依据。

2、审批流程包括:公司计划部、主管生产副总经理等部门。

3、审批完成后,ERP系统自动完成如下工作:

(1)根据合同交货期变更申请单的预计交货期,变更合同上的交货期。

(2)自动调整合同中收款协议上与交货期关联的协议收款时间。

(3)通知计划员对合同控制点计划进行调整(手工调整)。 

三、涉及到的程序

1、合同交货期确认书及审批。

2、合同交货期变更申请单及审批;

2、查询合同交货期变更明细(对于合同有多次变更的情况,列出每次变更的明细)。

3、合同交货期未确认预警。